Hoe hou je illegale software buiten je bedrijf?

Hoe hou je illegale software buiten je bedrijf?

Geschreven door Florence Van Coillie op 22 juni 2018

Thema's: Ik ben zelfstandige, ICT



Illegale software vormt een reëel probleem in heel wat bedrijven. Je voorkomt dit probleem beter van bij de start. Illegale software kan de veiligheid van je ICT-omgeving immers in gevaar brengen én je riskeert aanzienlijke sancties bij een controle. De enige manier om zeker te zijn dat er in je bedrijf enkel legale software aanwezig is, is door een integer softwarebeleid te voeren binnen je bedrijfsmuren. Zo’n softwarebeleid uitstippelen, is in principe niet zo moeilijk. Het vraagt alleen een kleine tijdsinvestering in de beginfase en een stukje discipline bij de uitvoering en het controleren ervan.

 

5 eenvoudige stappen

De vijf volgende stappen helpen je illegale software in je bedrijf te weren.

1. Maak een lijst met software die je bedrijf nodig heeft

De eerste stap in een gedegen softwarebeleid is het opstellen van een lijst met de softwarebehoeften van je onderneming. Uiteraard kan je die lijst gaandeweg aanvullen wanneer er nieuwe softwarebehoeften ontstaan.

2. Beschrijf een procedure om nieuwe software te verwerven

Die procedure moet minstens de volgende elementen bevatten:

  • Geef slechts 1 of een beperkt aantal medewerkers de exclusieve bevoegdheid om software aan te kopen voor je onderneming.
  • Stel een procedure op die beschrijft hoe een gedetecteerde behoefte aan nieuwe software bij deze aankoper(s) terechtkomt.
  • Stel een lijst op met goedgekeurde en te vertrouwen software en toets nieuwe aanvragen telkens aan deze lijst.
  • Geef slechts 1 of een beperkt aantal medewerkers onder bepaalde condities het recht om gratis software te downloaden van het internet en toets de software telkens aan de lijst met goedgekeurde en te vertrouwen software.
  • Koop enkel software aan bij gerenommeerde softwareverkopers.
  • Controleer bij iedere levering van software of dit materiaal erbij zit:
    • De originele documentatie van de producent
    • De licenties
    • De factuur of ander aankoopbewijs

3. Stel richtlijnen op voor je (eventuele) medewerkers 

Stel een computerpolicy of gedragscode op, dit zijn een aantal regels waaraan al je medewerkers zich moeten houden. Laat iedere werknemer deze richtlijnen ondertekenen en zorg ervoor dat ze steeds kunnen geraadpleegd worden.

4. Maak een inventaris van alle aanwezige software

Contoleer alle computers en werkstations in de onderneming en inventariseer alle software. Maak een lijst, waarin je van alle aangetroffen software de productnaam, het versienummer en het serienummer noteert. Kijk vervolgens na of je voor al deze software de originele handleiding en andere documentatie, de vereiste licenties en een aankoopbewijs terugvindt. Bewaar een afdruk van deze inventaris samen met alle documenten en cd’s op een centrale en veilige plaats, achter slot en grendel.

5. Verwijder alle aangetroffen illegale software

Ten slotte verwijder je alle software waarvoor je geen gebruiksrechten hebt. Belangrijk bij het deze ‘grote schoonmaak’ van pc’s, is dat je ook alle illegale software verwijdert van pc’s die niet meer actief in gebruik zijn, maar wel nog in het bezit zijn van je bedrijf.

Om een efficiënt beleid te voeren, is het nodig om af en toe een onverwachte interne controle of audit uit te voeren. Maak dus ook een planning om alle pc’s in een tijdsspanne van een jaar op zijn minst een keer te controleren op de aanwezigheid van illegale software. Uiteindelijk kan je beter zelf ontdekken dat er illegale software op je systemen staat, dan dat de bevoegde instanties het doen.

De Business Software Alliance, kortweg BSA, een internationale organisatie die de belangen van de softwaremarkt en hardwarepartners verdedigt, organiseert regelmatig erg strenge controleacties, waarbij ze zich bij deurwaardersbevel en in aanwezigheid van de politie toegang kan verschaffen tot je onderneming. Wordt er illegale software in je onderneming aangetroffen, dan riskeer je strenge straffen, die je maar beter kan vermijden.

 

Download hier je Startersgids

Florence Van Coillie

Florence studeerde in 2016 af als Master in de communicatiewetenschappen aan de VUB. Ze ging aan de slag als Sales support bij Zenito waarbij ze kon proeven van verschillende sales -en marketing gerelateerde taken. Nu is ze volledig actief als Marketing assistant binnen het team Online marketing.